3采购员A预借差旅费5000元，出差归来报销费用4800元，余款退回

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一、“采购员王某预借差旅费5000元，出差归来报销费用4800元，余款退回”。会计分录为：借：管理费用4800（实际报销金额）库存现金200（实际报销金额与原借支额的差）贷：其他应收款——王某5000（原预借金额）
二、说明
1、王某在出差前预借差旅费并未发生费用，只是欠了单位一笔钱，待出差回来要与单位结算的。对于企业来说是一笔应收款。通过“其他应收款”科目核算。（其他应收款是指企业除应收票据、应收账款、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项。“其他应收款”科目反映和监督其他应收账款的增减变动及其结存情况，借方登记其他应收款的增加，贷方登记其他应收款的收回，期末余额一般在借方，反映企业尚未收回的其他应收款项。）预借差旅费时应做分录：借：其他应收款——王某5000贷：库存现金5000
2、管理费用是指企业为组织和管理生产经营发生的各种费用，包括企业在筹建期间内发生的开办费、董事会和行政管理部门在企业的经营管理中发生的以及应由企业统一负担的公司经费（包括行政管理部门职工工资及福利费、物料消耗、低值易耗品摊销、办公费和差旅费等）、行政管理部门负担的工会经费、董事会费、聘请中介机构费、咨询费（含顾问费）、诉讼费、业务招待费……等。王某报销时有关凭证表明费用已经发生，差旅费是企业统一负担的公司经费，计入“管理费用”中。报销的同时王某退还未用的200元，结清了欠单位的借支款，故“其他应收款”减少。

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规定如下：
1、出差人员必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人签署意见，分管领导批准后方可出差。
2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“用款申请单”，列明用款计划，由部门负责人签字担保后，经财务负责人审核，分管领导审批后方可借款。
3、出差人员回公司后，应形成出差完成情况书面报告、并向分管领导汇报，由分管领导考核结果，签署考核意见。
4、审核人员根据签有分管领导考核意见的“出差申请单”和有效出差单据，按费用包干标准规定，经审核后方可报销差旅费。
5、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。
6、出差回公司应在一星期内报账，超过一星期报销差费，每一天按30元罚款，若迟报时间超过一个月以上，每一张单据按每月30元累积加罚(发票日期)，并追究其部门担保人责任。
7、出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究财务经办人及负责人的责任。