为了确保婚姻登记档案利用的合法性和安全性,《婚姻登记档案管理办法》中对于该类档案的相关利用作出了严格的规定。在所有的情况下,婚姻当事人必须持有有效的身份证明文件(如居民身份证或户口簿),才能够查询到与其个人相关的婚姻登记档案信息。如果由于某些原因而无法亲自去进行查阅的,婚姻当事人也可以通过办理合法的授权委托书的方式,将此项权利暂时委托给他人代理进行处理。在此过程中所产生的所有委托书都需要经过公证机关的公正程序,以保证其法律效力。
《婚姻登记档案管理办法》第十一条
婚姻登记材料的归档要求:
(一)当年的婚姻登记材料应当在次年的3月31日前完成立卷归档;
(二)归档的婚姻登记材料必须齐全完整,案卷规范、整齐,复印件一律使用A4规格的复印纸,复印件和照片应当图像清晰;
(三)归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目,使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写;婚姻登记档案目录应当打印;备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。